8 полезных привычек для расстановки приоритетов
Часто слышу от руководителей, что команда не выполняет свои задачи на должном уровне. А потом они добавляют: “Может, они не знают, что делать?” Начинаешь разбираться, и оказывается, что далеко не все руководители сами сильны в расстановке приоритетов. В ходе коучинга каждый клиент находит свой подход к решению данного вопроса. Кто-то составляет чеклист, кто-то алгоритм, а кто-то – список вопросов, чтобы задать самому себе (пример от одного из клиентов: “Если я не выполню эту задачу в первую очередь, смогу ли я легко и безболезненно справиться с последствиями её невыполнения?”
Важно не только расставить приоритеты, но и сделать это правильно. Давайте посмотрим на самые распространенные ошибки при расстановке приоритетов, а также, какие полезные привычки можно из этого вывести.
Отсутствие приоритетов. Если у вас 10 дел на день и все кажутся важными, вы рискуете провести весь день в суматохе и всё равно упустить что-то важное. Если вы не определяете, что заслуживает внимания в первую очередь, вы можете продвигаться маленькими шажками в 10 разных направлениях, но у вас не появится чувство, что вы приближаетесь к своим целям.
Полезная привычка 1: Определите лучшее время для постановки приоритетов на день и не ставьте в свой список больше трёх задач.
Усложнение. Часто причиной этого является отсутствие стратегии, “большой картины”. Если у вас 20 дел в списке, это не всегда означает, что у вас на самом деле 20 дел. У Брайана Чески (Brian Chesky), сооснователя Airbnb, есть свой хороший метод. Он составляет длинный список дел, в который включает всё, что возможно, потом группирует дела, относящиеся к одной сфере, и наконец начинает анализировать свой список, задавая себе вопросы. Например: “Какое из дел поможет выполнить (или исключить) три других?” По его словам, зачастую его список из 20 дел превращается в 3.
Полезная привычка 2: Чтобы понять, какая из задач является приоритетной, спросите себя, какое из дел вам нужно сделать в первую очередь, чтобы упростить либо исключить остальные.
Нереалистичные сроки. Многие думают, что если определить срок, к которому все дела должны быть сделаны, то это их лучше дисциплинирует. Это правда только наполовину, так как когда сроки накладываются друг на друга или всё запланированное нужно доделать к одной и той же дате, люди обнаруживают себя под завалом задач, которые требуют немедленного решения.
Полезная привычка 3: Старайтесь реалистично оценивать временные затраты на каждое дело. Введите в привычку записывание в ежедневник предполагаемое время выполнения задачи, а по завершению – реальное время, которое вам потребовалось. Это поможет вам понять, сколько вы на самом деле можете успеть. Если какое-то дело можно сделать за 5 минут, возьмитесь за него немедленно. Если в вашем списке много пятиминутных дел, ваш список значительно сократится.
Отсутствие системы. Если вы не привыкли уделять время расстановке приоритетов, это может показаться запутанной задачей, на которую придётся тратить много времени и энергии. Максимально упростите свой подход к определению приоритетных задач.
Полезная привычка 4: Используйте только одну систему – ту, которая наиболее подходит для текущих и запланированных дел. Выберите ту, с которой вам легко работать. Три главных дела (MITs, Most Important Tasks), используйте матрицу Эйзенхауэра, принцип Парето, фильтрация списка дел, приложения в телефоне, ежедневники или свой собственный алгоритм – выбор большой.
Погоня за срочным, но не важным. Ряд ученых маркетологов под руководством Мен Чжу из Johns Hopkins Carey Business School провели пять экспериментов, которые выявили, что если у малозначимого дела есть срок выполнения, люди часто отдают приоритет именно ему, а не важному для них делу, которое не является срочным. Они так же заметили, что если срок выполнения задачи в сравнительно отдалённом будущем, люди менее охотно берутся за такие цели, а иногда могут вообще их забросить, потому что то, к чему нужно идти 3, 6 или 9 месяцев кажется сложным и затратным по ресурсам.
Полезная привычка 5: Проверяйте каждое дело, которое вы намерены совершить, не только на срочность, но и на важность. Действительно ли оно стоит вашего времени сейчас? Если вы решите отложить это дело, выполнение какой другой задачи принесёт большую пользу?
Неследование приоритетам. Некоторые люди составляют список дел, выделяют главное, а потом… занимаются другими делами.
Полезная привычка 6: Начните с осознанности. Если у вас есть такая привычка, заметьте её за собой. Затем подумайте, что лежит в основе такого поведения. Возможно, вы сами не согласны со своими приоритетами, и они вам не кажутся важными. В таком случае, вернитесь к своему списку, осознанно прочитайте всё написанное, спросите себя о значимости каждого дела и результату, который оно принесёт. Для чего я это делаю? Важен ли мне этот результат? Вдохновляет ли он меня? Другой причиной может быть просто отсутствие дисциплины. Постарайтесь понять, что может вам помочь оставаться сконцентрированным на своих приоритетах. Создайте для этого условия. Третье, когда вы проработали причину саботажа своих приоритетов, расставьте приоритеты по-новому.
Дисциплина. Эта причина заслуживает отдельного пункта. Осознаёте ли вы всё, что вас отвлекает от приоритетов? Решительно ли вы возвращаете себя к заданному направлению действия? Может показаться, что жёсткое следование плану исключает спонтанные радости, но это не всегда так. Во-первых, “жёсткость” определяется вами, и факторами важности и срочности. Во-вторых, вы не исключаете маленькие радости и праздные моменты, а просто откладываете их до того времени, пока основные дела не будут выполнены.
Полезная привычка 7: Внутренний настрой. Помните. что говоря “нет” отвлекающим факторам, вы говорите “да” своим приоритетам. Спросите себя к примеру: “Если я скажу “нет” соц.сетям, чему я смогу сказать “да” в данный момент?”
Исключение себя из приоритетов. Вы, ваше эмоциональное и физическое здоровье – это ваш самый большой ресурс. В суматохе дел не забывайте уделять время себе и тому, что делает вашу жизнь радостней, проще и ярче!
Полезная привычка 8: Каждый день делайте что-то приятное для себя. То, что вас вдохновляет, приносит радость, расслабляет и даёт энергию двигаться дальше к своим целям
